略論高職院校檔案信息化的實(shí)施路徑

張俊英

摘要：隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和高等職業(yè)教育事業(yè)的迅速發(fā)展，高校檔案信息化建設(shè)也越來越受到職能部門的高度重視。推進(jìn)高職院校檔案信息化，就要充分明了檔案信息化的概念和內(nèi)容，明確高職院校檔案信息化的意義、存在的問題，并有針對性地找出高職院校檔案信息化的實(shí)施路徑，從而促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展，為高職院校教育教學(xué)工作提供強(qiáng)有力的保障。

關(guān)鍵詞：高職院校；檔案管理；信息化；實(shí)施路徑

近年來，國家高等職業(yè)教育迅猛發(fā)展，各高職院校也在國家關(guān)于示范性高職院校、骨干性高職院校建設(shè)等重大項(xiàng)目建設(shè)促動(dòng)下，獲得了長足發(fā)展，在辦學(xué)規(guī)模擴(kuò)大、教育改革推進(jìn)、教學(xué)質(zhì)量提升，尤其是在校園信息化方面展示了新面貌。本文擬就高職院校校園信息化的重要組成部分——檔案信息化來展開研究和討論。

 一、檔案信息化的概念和內(nèi)容

（一）檔案信息化的概念

“檔案信息化是指應(yīng)用信息技術(shù)生成、管理、開發(fā)利用檔案的過程，亦有檔案信息化工作、檔案信息化建設(shè)、檔案管理信息化、檔案工作信息化等稱謂。”^{[1]（P505）}檔案信息化的概念具有自身的特點(diǎn)，首先是具有動(dòng)態(tài)性，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息資源的不斷豐富，檔案信息化也會(huì)隨著社會(huì)整體信息化的推進(jìn)而不斷發(fā)展，每一個(gè)新的進(jìn)展是前一階段的結(jié)果，同時(shí)又是下一階段的新起點(diǎn)。其次是信息技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中的全方位應(yīng)用，建設(shè)檔案信息化，信息技術(shù)要涵蓋檔案從生成到永久保存或銷毀的整個(gè)過程，如電子文件的生成、紙質(zhì)館藏?cái)?shù)字化、檔案自動(dòng)索引、檔案網(wǎng)絡(luò)檢索等。再次是檔案信息化建設(shè)要素的綜合性，即在應(yīng)用信息技術(shù)生成、管理、開發(fā)利用檔案的過程中，除了信息技術(shù)這個(gè)非常重要的要素外，檔案信息化建設(shè)還有其他非技術(shù)因素在共同起作用，包括符合檔案信息化要求的檔案管理業(yè)務(wù)、檔案人才、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、政策法規(guī)、管理體制與機(jī)制等。

（二）檔案信息化的內(nèi)容

檔案信息化內(nèi)容的覆蓋面很廣，從工作性質(zhì)來看，主要包括環(huán)境構(gòu)建和資源建設(shè)。環(huán)境構(gòu)建主要是指檔案信息化建設(shè)的宏觀管理層，具體包括體制和機(jī)制的完善、法規(guī)政策的健全、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制訂、社會(huì)服務(wù)體系的完善、檔案人才的培養(yǎng)等內(nèi)容。資源建設(shè)主要是指檔案信息化的微觀操作層，是指在檔案從形成到保存或銷毀的整個(gè)生命周期中，合理應(yīng)用信息技術(shù)，促進(jìn)檔案管理效率和服務(wù)水平的提升，具體包括檔案資源創(chuàng)建、資源管理、系統(tǒng)設(shè)計(jì)與管理等內(nèi)容。

高職院校的檔案信息化建設(shè)其外部環(huán)境構(gòu)建和內(nèi)部資源建設(shè)是相輔相成的，環(huán)境構(gòu)建是基礎(chǔ)，資源建設(shè)是核心。國家沒有適宜的體制機(jī)制、法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)、人才服務(wù)等環(huán)境支撐，檔案信息化的發(fā)展便會(huì)緩慢且艱難；而資源建設(shè)會(huì)直接體現(xiàn)一所院校的檔案管理水平和檔案信息化的意義。

二、高職院校檔案信息化的意義

（一）豐富和充實(shí)校園信息化建設(shè)的內(nèi)容

近幾年，國家對高校信息化建設(shè)提出了很高的要求，各高校都紛紛提出了本校的信息化建設(shè)規(guī)劃。在現(xiàn)代職業(yè)教育體系構(gòu)建紅利的促動(dòng)下，各高職院校更是加足馬力，力爭在各方面都做到最好，提升自身競爭力，在校園信息化建設(shè)方面也毫不示弱。強(qiáng)化高職院校檔案信息化建設(shè)，可以豐富和充實(shí)其校園信息化建設(shè)的內(nèi)容，保證校園信息化建設(shè)的全面性，促進(jìn)校園信息化的整體進(jìn)程。

（二）促進(jìn)檔案管理效率和服務(wù)水平的提高

在檔案管理效率的提高方面，建設(shè)檔案信息化首先會(huì)實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化，包括歸檔、存儲(chǔ)、鑒定、統(tǒng)計(jì)分析等；其次是實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體管理的簡化，如立卷、實(shí)體分類等都會(huì)減少檔案工作人員的手工勞動(dòng)，從而縮短工作時(shí)間，提高工作效率。在提高服務(wù)水平方面，建設(shè)檔案信息化首先可滿足利用者多元化的利用需求，手工環(huán)境下，每種檢索工具只能提供一種檢索角度，而檔案管理系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)一次輸入，多次輸出，可以從多個(gè)角度查檢檔案，滿足利用者的各種需求；其次是檔案查詢的效率得到提高，在信息化條件下不僅檔案查詢的時(shí)間縮短，更表現(xiàn)在查全率和查準(zhǔn)率的提高上；再次是服務(wù)內(nèi)容和手段的豐富，檔案工作人員可以將檔案信息以文字、圖像、音頻、視頻等多種媒體的形式在部門的網(wǎng)站予以展現(xiàn)，使利用者可用的檔案信息更加全面、立體。

（三）有助于檔案人員素質(zhì)的全面提升

檔案信息化建設(shè)技術(shù)性高、難度大，需要對檔案工作人員進(jìn)行專門培訓(xùn)，并且也要求檔案工作人員要進(jìn)行有針對性地學(xué)習(xí)。在綜合性的培訓(xùn)、學(xué)習(xí)以及檔案信息化建設(shè)過程中，檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)、信息素質(zhì)和綜合素質(zhì)會(huì)得到提升，視野、能力、觀念將得到極大改善。同時(shí)，由于檔案信息化從技術(shù)應(yīng)用、系統(tǒng)設(shè)計(jì)到檔案利用需求，都在不停的發(fā)生變化，新問題不斷涌現(xiàn)，這就要求檔案工作人員也要加強(qiáng)與外部的交流與合作，在溝通交流中，會(huì)學(xué)習(xí)到新經(jīng)驗(yàn)，也會(huì)尋求到理念、制度、方法、手段等各方面的支持。

三、高職院校檔案信息化的實(shí)施路徑

（一）檔案信息化存在的問題

如前文所述，檔案信息化是高職院校信息化的重要組成部分，但在高職院校迅速發(fā)展的同時(shí)，其在檔案信息化方面也出現(xiàn)了一些不容忽視的問題。如，對檔案信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不足，檔案工作管理觀念落后，往往在開展校園信息化建設(shè)時(shí)忽略了檔案信息化，使檔案信息化建設(shè)滯后于校園整體信息化的步伐；檔案工作的整體投入不足，檔案信息化進(jìn)程緩慢；檔案管理方式落后，有些院校的檔案工作至今還停留在長期單靠案卷目錄進(jìn)行檢索的狀況上，無法適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展要求；檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、制度不健全；師生檔案資源意識(shí)薄弱，很多電子檔案資源沒有被很好的收集與整理，檔案的數(shù)字化更無從談起；檔案工作人員的素質(zhì)有待提升。

（二）檔案信息化實(shí)施的路徑

第一，要實(shí)現(xiàn)檔案工作管理理念的轉(zhuǎn)變

2015年上半年，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》?！兑庖姟酚嘘P(guān)條款明確：“各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位要大力支持檔案部門加強(qiáng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，確保歸檔文件材料符合要求；把檔案信息化納入本單位信息化建設(shè)整體規(guī)劃，統(tǒng)一部署、同步實(shí)施，確保檔案部門實(shí)現(xiàn)對電子文件形成、積累和歸檔的全程監(jiān)督指導(dǎo)。”“各地區(qū)各部門各單位要把檔案工作與其他工作同規(guī)劃、同部署、同落實(shí)，做到全面覆蓋。”《意見》是各個(gè)部門今后開展檔案工作的指導(dǎo)性文件。各高校應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)文件，轉(zhuǎn)變檔案管理理念，重視并加強(qiáng)檔案管理工作，首先要將檔案工作與其它工作同時(shí)部署，列入年度工作計(jì)劃；其次要制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，作為本校校園信息化的重要組成部分，積極予以推進(jìn)；再次要加大檔案工作投入，將檔案工作預(yù)算列入本校預(yù)算，并為檔案信息化單列預(yù)算；第四是成立檔案信息化專門組織機(jī)構(gòu)，如領(lǐng)導(dǎo)小組、工作小組等，專門負(fù)責(zé)推進(jìn)本校的檔案信息化，因?yàn)闄n案信息化絕不是檔案管理部門一個(gè)部門的事。

第二，要實(shí)現(xiàn)檔案資源向數(shù)字化轉(zhuǎn)變

“對于檔案數(shù)字化，有廣義和狹義兩種理解，狹義的檔案數(shù)字化，又稱數(shù)字化加工或數(shù)字化轉(zhuǎn)換，是指通過一定的技術(shù)手段將存儲(chǔ)于傳統(tǒng)載體上的、以模擬形態(tài)存在的檔案信息轉(zhuǎn)化為以數(shù)字形態(tài)存在的、計(jì)算機(jī)可以識(shí)別和處理的信息的過程。……廣義的檔案數(shù)字化，是指通過一定的技術(shù)手段將存儲(chǔ)于傳統(tǒng)載體上的、以模擬形態(tài)存在的檔案信息轉(zhuǎn)化為以數(shù)字形態(tài)存在的、計(jì)算機(jī)可以識(shí)別和處理的信息，并加以存儲(chǔ)、組織、檢索、維護(hù)的過程”^{[1]（P571－572）}數(shù)字化檔案資源是檔案信息化建設(shè)的立身之本，沒有資源，檔案信息化將無從談起。檔案數(shù)字化也是一項(xiàng)大工程，投入大、耗時(shí)長，這項(xiàng)工作首先要根據(jù)管理學(xué)的原理，通過指揮、計(jì)劃、組織、控制等手段對其進(jìn)行部署，使其目標(biāo)明確、工作內(nèi)容清晰、人員職責(zé)分工合理、進(jìn)度安排得當(dāng)、安全管理措施適宜；其次要從業(yè)務(wù)方面著手，做好應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)和數(shù)字化資源建設(shè)兩項(xiàng)工作，應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)要做好檔案管理系統(tǒng)的功能模塊設(shè)計(jì)、安裝、應(yīng)用以及維護(hù)等；數(shù)字化檔案資源建設(shè)則要做好對現(xiàn)有檔案的鑒選、清點(diǎn)、登記、整理、清潔、修復(fù)等前處理工作，用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等對各類檔案進(jìn)行數(shù)字化加工或轉(zhuǎn)換，對加工好的信息進(jìn)行處理、組織、存儲(chǔ)、提拱服務(wù)以及維護(hù)等。

第三，要實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體管理向精細(xì)化管理轉(zhuǎn)變

沒有科學(xué)化、精細(xì)化的檔案實(shí)體管理工作，如科學(xué)、高效的各類檔案的收集、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計(jì)等，檔案的信息化只會(huì)是空中樓閣。“從一定意義上理解，檔案實(shí)體管理是手段，而檔案內(nèi)容信息的開發(fā)利用是目的。檔案實(shí)體管理具有基礎(chǔ)意義，沒有檔案實(shí)體管理的支撐，檔案內(nèi)容信息的開發(fā)利用、檔案信息在社會(huì)生活中發(fā)揮作用的根本目的就無法實(shí)現(xiàn)”^[1]（P23）若要實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體管理的精細(xì)化，首先要做到嚴(yán)格遵循檔案實(shí)體管理的來源原則、全宗原則、有機(jī)聯(lián)系原則及保管利用方便原則；其次要明確管理標(biāo)準(zhǔn)、細(xì)化實(shí)體管理各環(huán)節(jié)工作流程，做到“精、準(zhǔn)、嚴(yán)、細(xì)”；再次要健全完善校內(nèi)檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，并與時(shí)俱進(jìn)，跟上信息技術(shù)發(fā)展的步伐，如，要根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部第27號(hào)令，2008年9月1日起施行）以及上文提及的中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》，及時(shí)修訂校內(nèi)檔案管理辦法；根據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（2006年9月19日國家檔案局第8號(hào)）和有關(guān)新規(guī)定，及時(shí)補(bǔ)充、調(diào)整、完善校內(nèi)的各項(xiàng)規(guī)定；根據(jù)校內(nèi)部門設(shè)置及干部調(diào)整情況，及時(shí)變更兼職檔案信息員及部門負(fù)責(zé)檔案人員的信息等。

第四，要實(shí)現(xiàn)檔案工作人員向?qū)I(yè)化轉(zhuǎn)變

推進(jìn)檔案信息化工作，人的因素至關(guān)重要。規(guī)劃本校檔案信息化時(shí)，除了要成立專門的組織機(jī)構(gòu)，網(wǎng)羅一大批懂技術(shù)、綜合素質(zhì)高的人才外，還要有計(jì)劃地促動(dòng)本校固有檔案工作人員向?qū)I(yè)化轉(zhuǎn)變。首先要穩(wěn)定本校檔案工作人員隊(duì)伍，檔案工作連續(xù)性強(qiáng)，許多基礎(chǔ)性工作和規(guī)章制度建設(shè)需要較長時(shí)間的學(xué)習(xí)和實(shí)踐，檔案工作人員的頻繁更換，不利于檔案工作的發(fā)展，所以要加強(qiáng)檔案工作人員思想政治工作，解決他們的實(shí)際問題，使他們安心本職工作。其次要制定學(xué)習(xí)和培訓(xùn)計(jì)劃，有針對性地請進(jìn)來、送出去，加大學(xué)習(xí)和培訓(xùn)力度，向本校檔案工作人員普及信息化知識(shí)，盡快完善他們的知識(shí)結(jié)構(gòu)，使其能夠跟上信息化發(fā)展的步伐；再次要招聘引進(jìn)有文化專業(yè)知識(shí)、有一定專業(yè)技術(shù)的人才，充實(shí)檔案管理干部隊(duì)伍；第四要鼓勵(lì)本校檔案工作人員開展學(xué)習(xí)研究。信息技術(shù)的發(fā)展使檔案管理工作發(fā)生了深刻的變革，同時(shí)也提供了一些可供研究的機(jī)會(huì)和課題，通過開展檔案科學(xué)研究，提高檔案工作人員的素質(zhì)，也提高他們應(yīng)對變革的實(shí)戰(zhàn)能力。

（作者張俊英：包頭職業(yè)技術(shù)學(xué)院綜合檔案室檔案館員  文章來源：《職大學(xué)報(bào)》2015年第6期）

參考文獻(xiàn)

[1] 陳智為、鄧紹興等.檔案管理學(xué)[M].北京：中國人民出版社，2008.